Con una nota di chiarimento indirizzata alle associazioni di categoria, anche in considerazione del recente incremento di segnalazioni e violazioni dei dati personali, il Garante ha precisato che alberghi, B&B e affittacamere non possono conservare copie dei documenti di identità degli ospiti oltre il tempo strettamente necessario alla comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza.
La normativa vigente impone ai gestori delle strutture ricettive di identificare gli ospiti e trasmetterne i dati tramite il portale “Alloggiati web”. Tuttavia, tale obbligo non autorizza la conservazione di fotocopie o immagini dei documenti, poiché i dati trasmessi vengono già conservati per cinque anni nei sistemi del ministero dell’Interno. Pertanto una volta ottenuta dal portale la relativa ricevuta di accettazione, deve conseguire, necessariamente, la cancellazione (digitale) o la distruzione (materiale) della copia del documento eventualmente acquisito, qualora ancora trattenuta.
L’unico documento che può essere conservato è la ricevuta dell’avvenuta comunicazione, generata automaticamente dal portale, da mantenere per cinque anni a fini di prova dell’adempimento.
Il Garante ha inoltre segnalato la crescente diffusione, soprattutto tra B&B e affittacamere, della prassi di fotografare i documenti con smartphone o di richiederne l’invio tramite applicazioni di messaggistica come WhatsApp. Tali comportamenti espongono inutilmente gli interessati a rischi concreti, tra cui furti d’identità e accessi non autorizzati ai dati personali.